Lỗi Thường Gặp Khi Đăng Ký MSDS Cho Hàng Hóa Nguy Hiểm: Cách Khắc Phục Nhanh

Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet), hay còn gọi là SDS (Safety Data Sheet) theo hệ thống GHS, là một tài liệu pháp lý và kỹ thuật cực kỳ quan trọng. MSDS cung cấp thông tin chi tiết về các mối nguy hiểm của hóa chất, biện pháp an toàn khi sử dụng, lưu trữ, và vận chuyển

Việc đăng ký và phê duyệt MSDS cho hàng hóa nguy hiểm là một quy trình bắt buộc tại Việt Nam và trên thế giới. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thường mắc phải những lỗi cơ bản, dẫn đến chậm trễ, phát sinh chi phí, hoặc thậm chí là vi phạm pháp luật. Bài viết này sẽ chỉ ra các lỗi thường gặp khi đăng ký MSDS và đưa ra cách khắc phục nhanh chóng, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ.

Thiếu Hoặc Sai Thông Tin Cơ Bản

Đây là lỗi phổ biến nhất. MSDS phải cung cấp đầy đủ 16 Mục thông tin theo tiêu chuẩn GHS. Bất kỳ sự thiếu sót hay sai lệch nào, dù nhỏ, cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

Lỗi thường gặp: Thiếu tên sản phẩm đầy đủ, địa chỉ nhà sản xuất/nhà nhập khẩu, số điện thoại khẩn cấp, ngày tạo/sửa đổi MSDS, hoặc thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra chéo với nhãn sản phẩm và tài liệu kỹ thuật: Đảm bảo mọi thông tin trên MSDS khớp với thông tin thực tế của sản phẩm.
• Xây dựng Checklist: Tạo một danh sách kiểm tra (checklist) 16 mục của MSDS và rà soát kỹ lưỡng trước khi nộp.
• Liên hệ nhà cung cấp: Nếu bạn là nhà nhập khẩu, yêu cầu nhà sản xuất/nhà cung cấp nước ngoài cung cấp MSDS gốc đầy đủ và chính xác.

Việc đăng ký và phê duyệt MSDS cho hàng hóa nguy hiểm là một quy trình bắt buộc tại Việt Nam và trên thế giới.

Phân Loại Hóa Chất Sai Theo GHS

Hệ thống Hài hòa Toàn cầu về Phân loại và Ghi nhãn Hóa chất (GHS) là tiêu chuẩn quốc tế để phân loại và truyền đạt thông tin về mối nguy hiểm của hóa chất. Việc phân loại sai có thể dẫn đến nguy hiểm thực sự và vi phạm nghiêm trọng.

Lỗi thường gặp: Sai nhóm nguy hiểm (ví dụ: phân loại chất lỏng dễ cháy thành chất ăn mòn), sai nhóm đóng gói (Packing Group - PG I, II, III), hoặc không đánh giá đầy đủ các nguy cơ (sức khỏe, môi trường, vật lý).

Cách khắc phục:

• Tham khảo chuyên gia: Nếu không chắc chắn, hãy tìm đến các chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn có kinh nghiệm về phân loại hóa chất theo GHS.
• Kiểm tra kỹ Dữ liệu An toàn Sản phẩm: Dựa vào các kết quả thử nghiệm, tính chất vật lý, hóa học của sản phẩm để phân loại chính xác.
• Cập nhật quy định GHS: Các quy định GHS được cập nhật định kỳ (ví dụ: GHS Rev. 7, Rev. 8). Đảm bảo MSDS của bạn tuân thủ phiên bản GHS mới nhất mà quốc gia yêu cầu.

Các cách phân loại các hóa chất theo GHS

Ngôn Ngữ Không Chuẩn Hoặc Dịch Thuật Kém

Khi đăng ký MSDS tại Việt Nam, bản tiếng Việt là bắt buộc. Một bản dịch kém chất lượng không chỉ khó hiểu mà còn có thể gây ra những hiểu lầm nguy hiểm.

Lỗi thường gặp: Sử dụng thuật ngữ không chính xác, cấu trúc câu lủng củng, dịch máy thô sơ, hoặc không tuân thủ các thuật ngữ chuyên ngành tiếng Việt về hóa chất.

Cách khắc phục:

• Sử dụng dịch vụ dịch thuật chuyên ngành: Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm dịch thuật tài liệu hóa chất, có hiểu biết về GHS và các quy định liên quan.
• Kiểm tra bởi người có chuyên môn: Sau khi dịch, nên có một chuyên gia về hóa chất hoặc an toàn hóa chất rà soát lại để đảm bảo tính chính xác về mặt kỹ thuật.

Không Cập Nhật Phiên Bản MSDS Mới Nhất

Hóa chất có thể thay đổi công thức, hoặc các quy định an toàn được cập nhật. Việc sử dụng MSDS cũ, lỗi thời là một rủi ro lớn.

Lỗi thường gặp: Sử dụng MSDS được tạo từ nhiều năm trước mà không có sự kiểm tra hoặc cập nhật.

Cách khắc phục:

• Thiết lập lịch kiểm tra định kỳ: Định kỳ (ví dụ: 1-3 năm một lần) rà soát lại tất cả các MSDS đang sử dụng.
• Theo dõi thay đổi sản phẩm: Khi có bất kỳ thay đổi nào về công thức, nhà sản xuất, hoặc thông tin nguy hiểm của sản phẩm, phải yêu cầu cập nhật MSDS ngay lập tức.
• Theo dõi quy định pháp luật: Luôn cập nhật các nghị định, thông tư mới về quản lý hóa chất nguy hiểm để đảm bảo MSDS vẫn đáp ứng yêu cầu.

Thiếu Chứng Từ Chứng Minh Nguồn Gốc/Tính Hợp Pháp

Cơ quan quản lý thường yêu cầu các tài liệu bổ sung để xác minh thông tin trong MSDS.

Lỗi thường gặp: Không cung cấp Giấy chứng nhận phân tích (COA - Certificate of Analysis), hợp đồng mua bán, hóa đơn, hoặc các giấy tờ chứng minh nguồn gốc sản phẩm khi được yêu cầu.

Cách khắc phục:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Luôn chuẩn bị sẵn sàng tất cả các chứng từ liên quan đến lô hàng và hóa chất.
• Lưu trữ khoa học: Sắp xếp hồ sơ một cách có hệ thống để dễ dàng truy xuất khi cần.

Mục "Thông tin về quy định" Không Chính Xác Hoặc Lỗi Thời

Mục 15 của MSDS (Regulatory Information) phải liệt kê các quy định pháp luật liên quan đến hóa chất tại quốc gia sử dụng.

Lỗi thường gặp: Không liệt kê đúng các Nghị định, Thông tư của Việt Nam (ví dụ: Nghị định 113/2017/NĐ-CP, Nghị định 161/2024/NĐ-CP, Thông tư 04/2024/TT-BCT...) hoặc liệt kê các quy định của nước khác (ví dụ: OSHA của Mỹ, REACH của EU) mà không có bản dịch hoặc giải thích phù hợp với Việt Nam.

Cách khắc phục:

• Tra cứu và cập nhật: Thường xuyên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất liên quan đến quản lý hóa chất tại Việt Nam.
• Sử dụng dịch vụ tư vấn: Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp sẽ có kiến thức sâu rộng về các quy định hiện hành và có thể đảm bảo mục này được điền chính xác.

Không Phản Hồi Kịp Thời Yêu Cầu Sửa Đổi Từ Cơ Quan Chức Năng

Trong quá trình thẩm định, cơ quan quản lý có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin. Phản hồi chậm trễ sẽ kéo dài thời gian phê duyệt.

Lỗi thường gặp: Bỏ lỡ thông báo yêu cầu sửa đổi, phản hồi chậm, hoặc không cung cấp đủ thông tin theo yêu cầu.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra email/hệ thống nộp hồ sơ thường xuyên: Luôn theo dõi các kênh liên lạc với cơ quan chức năng.
• Phản hồi nhanh chóng và đầy đủ: Đọc kỹ yêu cầu, chuẩn bị thông tin cần thiết và gửi lại sớm nhất có thể.

MSDS cung cấp thông tin chi tiết về các mối nguy hiểm của hóa chất, biện pháp an toàn khi sử dụng, lưu trữ, và vận chuyển

Việc đăng ký MSDS cho hàng hóa nguy hiểm là một quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định. Bằng cách nắm vững các lỗi thường gặp và áp dụng những cách khắc phục nhanh nêu trên, doanh nghiệp của bạn có thể đẩy nhanh quá trình phê duyệt, đảm bảo tuân thủ pháp luật, và góp phần vào việc vận chuyển, sử dụng hóa chất an toàn hơn.

DG PACKAGING VIỆT NAM

Địa chỉ: 8 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Phú Nhuận, TPHCM

Hotline: 0399 48 55 99

Mail: info@sancopack.com.vn

Website: https://dgpackaging.com.vn/